دليلك لوقف اضاعة وقتك بالاجتماعات


📍 مع مرور الوقت بيصبح الوقت نفسه هو العملة الاندر ومع تعدد المهام واهمية ترتيب الأولويات وخصوصاً لرواد الأعمال وخاصة ان الاجتماعات بتمثل جزء كبير من وقتهم اليومي , ووفق الاحصائيات بتوصل ل 72% تقريبا من وقتهم فى الاجتماعات, و11% منها فقط من الاجتماعات بتكون مثمرة مقارنه بالاهداف المطلوبة او المتوقعه من الاجتماع.

ساقوم بطرح الخطوات ثم مثال فى النهاية للتطبيق العملي :

📌 7 خطوات لاجتماعات ناجحه؟

1- هدف واضح
تجنب ان تطلب أو تحضر اجتماع بدون وجود هدف واضح تمت صياغتة قبل الأجتماع ,فهدف واضح للاجتماع هو أهم عنصر لتفادي اهدار الوقت.
مثال : عدم تحقيق مستهداف شهر ديسمبر لقسم الادوات المنزلية

2-  اجندة الاجتماع وورقه المناقشة عدم وجود اجندة واضحة تعنى اهدار الوقت وتشعب الافكار دون نتائج واضحة , ولكن الاجندة وحدها لا تكفي ويجب توفر مستند مختصر من صفحة وحتى 6 صفحات بحد اقصى وفق طبيعه الاجتماع وتكرارة. مؤسس امازون , جيف بيزوز وامازون بشكل عام هي افضل الأمثلة فى التحضير للاجتماعات وبتعتمد على فلسفه ال 6 صفحات دون استخدام الباور بوينت للعرض.

ليه بلاش باورد بوينت؟
– الباور بوينت هو عرض من طرف واحد ومناقشات من عدة اطراف او بمعنى اصح وجهه نظر واحدة فى اتجاة واحد على العكس وجود مستند نصي بمشاركة جميع اصحاب المصلحة يعني بيانات ووجهات نظر جميع المشاركين. – صعوبة كتابه ملاحظات للمشاركين على ملف الباوربوينت , على عكس الملف النصي الى بيسمح بكتابه للجميع المشاركة فى محتواة واضافه ملاحظات وحتى اسئلة قبل الاجتماع وقراءة كامل المستند بعد استكمالة فى اولى دقائق الاجتماع ثم كتابه ملاحظات اثناء الاجتماع.

3- اختيار الحضور بعناية مشاركة الجميع فى الاجتماعات غالبا ما يؤدي لتشتيت النقاشات واهدار للوقت لغير المعنيين.

4- وقت بداية ونهاية الاجتماع :تحديد الوقت بوقت كافي يسبق الاجتماع يعني حضور الجميع وموائمة جدول اعمالهم وفق الاجتماع.

5- ادارة وقت الاجتماع مع وجود مستند وجدول اعمال بيساعد فى تسلسل المناقشات وحسن استغلال الوقت والمشاركات مع تحديد مدير للاجتماع.

6- جدول النتائج والخطوات القادمة والمسؤليات مع مناقشة كل عنصر بمستندالاجتماع يتحول تلقائيا الى جدول من عدة عناصر وهي الخطوات المتخذة سابقا ونتائجها مقارنه بالمستهدفات تحديد الخطوات التصحيحية المطلوبة ان وجد او الخطوات التالية والمسؤل عنها بالاضافه للاطار الذمني لتنفيذها وقياس نتائجها.

7- المتابعه وقياس النتائج ,لابد من خروج الاجتماع بجدول واضح لكيفيه قياس كل مهمه مطلوبة واثرها على تحقيق الهدف العام المطلوب.

طيب ايه افضل الممارسات لتحقيق اجتماع ناجح؟
1-  وقت الاجتماع من 30دقيقة ل ساعه بحد اقصى , حتى لا يتحول لورشة عمل.
2- الحضور اونلاين للاجتماع لتوفير الوقت لجميع الحضور خاصة فى حال تواجد اصحاب المصلحة فى اماكن مختلفه ومواعيد مختلفه.
3- تفادي الاجتماع فى بداية او نهاية الاسبوع.
4- تضمين وجهه نظر العميل وتأثرة بكل اجراء سيتم وهو الهدف الرئيسي لوجود الشركة.
5- تجنب النقاشات الجانبية.
6- الاجتماعات هي لاتخاذ القرارات وليس فقط عرض نتائج ومعلومات.
7- دعوة فقط من وجودة يسهم فى تحقيق النتائج المطلوبة.
8- دعوة 8 اشخاص بحد اقصى للاجتماع.
9- ارسال مسودة واجندة الاجتماع لاخذ الملاحظات واضافه المعلومات المطلوبة قبل الاجتماع ثم ارسال النسخة الاخيرة المجمعه.
10- مختصر عند نهاية الاجتماع بالخطوات التالية والمسؤليات.

بعض المصادر ينصح بها.

فلسفة امازون فى الاجتماعات
https://www.youtube.com/watch?v=7M7rcWymOSA

 

Leave a reply:

Your email address will not be published.

Site Footer

en_USEnglish